Weg papier!

Het OCMW van Herk-de-Stad zet de stap van het papieren naar het digitale tijdperk. Gedaan met het vele kopiëren en sorteren van de verslagen. En gedaan ook met het uitstellen van dossiers. Karolien Grosemans: ”Er zijn enkel voordelen aan vergaderen zonder papier. De keuze was voor mij meteen gemaakt.”

Weg met de papierberg
Meer dan 110 000 vellen papier werden jaarlijks afgedrukt op het OCMW. Enkel voor de OCMW-raad. We schrokken er zelf van. En dan zijn er nog de huur voor het kopieerapparaat, verzendingskosten en dure inkt met een jaarlijks kostenplaatje van bijna 3 000 euro. Milieubewust vergaderen maakt een einde aan deze papierverspilling.

Tijdwinst
Eigenlijk was de administratie elke dag bezig met de OCMW-raad. Ofwel met het afwerken van de raad die was geweest ofwel met het voorbereiden van de volgende. Alle documenten werden ter bespreking afgeprint en geklasseerd in verschillende mappen per thema. Een hele klus. Indien er nog nieuwe info binnenkwam of er opmerkingen waren, moest alles telkens opnieuw worden afgedrukt. Met het huidige systeem worden eenvoudigere dossiers volledig digitaal afgehandeld. Goedkeuren kan gewoon online. Zo is er meer tijd voor de dossiers die wel discussie nodig hebben. De verslagen zijn al voor 90 procent klaar na een vergadering. Dat levert een enorme tijdwinst en werkdrukvermindering op.

Gemakkelijker en veilig
Dossiers moesten vroeger geraadpleegd worden op het OCMW omwille van geheimhouding. Met gevoelige dossiers loop je niet rond op straat. Het nieuwe systeem is sterk beveiligd. Elk raadslid kan nu waar en wanneer hij of zij het wenst de dossiers bestuderen op zijn of haar beveiligde tablet.